Документация, хранящаяся как на бумаге, так и на различных типах внешних носителей, дискетах и дисках, может содержать особо конфиденциальную информацию и данные, которые мы не хотели бы распространять. Закон особенно защищает личные и конфиденциальные данные — их нежелательная утечка влечет за собой серьезные юридические последствия. Узнать, как утилизируют архивные документы, можно тут https://xn--80aaa2bfd6apgd.kiev.ua/utilizacziya-dokumentov-arhivov/
Как разделить документы, предназначенные для уничтожения, и как их отделить?
Среди документов, которые необходимо периодически уничтожать, есть написанные на бумаге, но не только. К ним относятся также материалы, хранящиеся на оптических носителях информации, таких как CD и DVD, и магнитных дисках (хотя с каждым годом все менее популярных) — т.е. на дискетах. Конфиденциальные данные также могут содержать различные портативные цифровые носители, такие как карты памяти, флешки, внешние накопители. Конечно же, нельзя забывать и о жестких дисках компьютеров, которыми мы ежедневно пользуемся в офисах.
Итак, с чего начать уничтожение документов? Прежде всего, мы должны тщательно отсортировать их. Сортировка документов, особенно если они не только в бумажном виде, является настоящей проблемой, но это необходимый шаг для эффективного и безопасного избавления от ненужной документации. Благодаря этому мы будем уверены, что среди документов, которые мы сдали на уничтожение, не пропало ничего важного.
Следует тщательно проверять каждую подшивку, ведь часто бывает так, что в куче документов, о которых мы уверены, что годами содержится только ненужная нам информация, внутри есть что-то такое, что хотелось бы сохранить. Тот же принцип применим и к любому другому носителю — все жесткие диски и другие цифровые носители информации должны быть тщательно проверены на наличие содержимого, включая скрытые папки.
Как упаковать документы для уничтожения?
Профессиональные компании по утилизации документов предлагают забрать все в указанном заказчиком месте. Документы можно спрятать в скоросшиватели, пакеты или картонки, но — поскольку цена услуги зависит еще и от объема документов — стоит избавиться от ненужной собирательной упаковки. Папки, футболки или обложки сами по себе не содержат конфиденциальных данных, они могут снова пригодиться, а компания, утилизирующая документы, заставляет нас платить относительно меньше из-за меньшего объема (и однородного материала) документов.
